30 Jul
30Jul

تتطلب المناسبات السعيدة في حياتنا تنسيق حفلات بسيطة احتفالًا بها، مثل حفلات التخرج، وحفلات التكريم، وحفلات التقاعد، والحفلات الرسمية، وغيرها الكثير.

تتيح هذه الحفلات فرصة التقارب وإظهار الحب بين العائلة والأصدقاء وكذلك زملاء العمل وأصحاب الشركات، وهو ما يبعث الشعور بالسعادة في نفوسنا، والامتنان لوجود الآخرين في حياتنا.

تحتاج هذه الحفلات إلى التنسيق والتخطيط الجيد، والاهتمام بكافة التفاصيل، والحرص على حُسن استقبال الضيوف، وإظهار التقدير والاحترام لهم، يمكن تنظيم هذه الحفلات بالمجهودات الذاتية لكن قد لا تحصل على النتيجة النهائية بالشكل المطلوب.

لذا يلجأ الكثير بالاستعانة بخدمات شركات متخصصة لها خبرة كبيرة في مجال تنسيق الحفلات من أجل الظهور بمظهر مشرف أمام المدعوين، والاستمتاع بالحفلة دون الشعور بالقلق تجاه التجهيزات.

أنواع الحفلات البسيطة

يحب الشعب السعودي صنع الذكريات المبهجة، والاحتفال بجميع المناسبات السعيدة، وكذلك توثيق هذه الذكريات بواسطة الصور الفوتوغرافية والفيديوهات، ومن أنواع الحفلات في السعودية:

  • حفلات تكريم المساهمين بشكل فعال وإيجابي في المجتمع.
  • حفلات تكريم المتطوعين في الجمعيات الخيرية.
  • الاحتفالات السنوية بالأعياد والأيام الوطنية.
  • حفلات تكريم الموظفين المثاليين.
  • حفلات تكريم الطلاب المتفوقين.
  • حفلات التخرج الجامعية.
  • حفلات تقاعد الموظفين.
  • الفعاليات الحكومية.

أساسيات تنسيق حفلات

قد تبدو فكرة تنظيم حفلة في جدة أمر بسيط وسهل، بالرغم من ذلك نرى الكثير من الحفلات تفشل ولا يستمتع بها الضيوف أو تحدث بها مشكلات كارثية تسئ إلى منظر المُضيف، لذا لابد من التفكير والتمعن في جميع تفاصيل الحفلة والتأكد من القدرة على ترتيب جميع العناصر قبل الإعلان عنها، وأساسيات تنظيم الحفلات، هي:

تحديد الهدف من إقامة الحفل

يمكن إقامة الحفلات البسيطة لتحقيق مختلف الأهداف التي تخدم مصالح الشركات والمؤسسات، ويعتمد عناصر الحفلة الأخرى على الهدف المرجو من تحقيقه.

قد ترغب الشركات في زيادة الوعي بهويتها التجارية وتحقيق الانتشار أو الترفيه عن المساهمين والموظفين أو جمع الأموال أو جذب المستثمرين والكوادر البشرية أو الاحتفال بتقاعد الموظفين السابقين وتقديم الشكر والعرفان لهم بما يتناسب مع ما قدموه خلال مسيرتهم المهنية للشركة.

تحديد الميزانية

من الضروري تحديد الميزانية المالية قبل اختيار مكان الحفلة؛ وذلك لتحديد الأولويات والبنود الهامة، واختيار العناصر طبقًا لها؛ لتجنب الإنفاق الزائد عن الحد المسموح.

 تحديد موعد إقامة الحفلة

قد يبدو أن تحديد موعد الحفلة هو أبسط الخطوات، لكن لابد من التواصل مع المدعوين للتأكد من تفرغهم وقت الحفلة، وأيضًا التواصل مع القاعة في حالة الحفلات الخارجية للحرص على خلوها قبل الإعلان عن الميعاد ودعوة الأفراد، ويُنصح بالابتعاد عن أيام الأعياد أو العطلات الوطنية.

اختيار مكان الحفلة

التأكد من اختيار مكان للحفلة يسهل وصول المدعوين إليه، ومن الأفضل أن يكون في منطقة حيوية يمكن التجول بها والاستمتاع بعد انتهاء الحفل.

دعوة الأشخاص

يمكن إرسال الدعوات المطبوعة للمدعوين أو التواصل معهم من خلال الهاتف أو وسائل التواصل الاجتماعي.في حالة الاستعانة بشركة متخصصة لتنسيق الحفلات ينبغي التأكد من كتابة كافة الأشخاص المدعوين وطرق التواصل معهم.

المأكولات والضيافة

ينبغي تقديم مجموعة متنوعة من الأطعمة تلائم ثقافة المدعوين، وكذلك الاهتمام بوجود أطعمة نباتية؛ لتلبية أذواق الضيوف المختلفة في الطعام.

شركة مرافئ المعرفة لتنسيق وتجهيز الحفلات في جدة الرياض

الاستعانة بخدمات شركات متخصصة لتنظيم الحفلات البسيطة الخاصة بك، مثل شركة مرافئ المعرفة يساعدك على الاستمتاع بالحفل دون الانشغال بالأمور المتعلقة بالمناسبة فقط عليك قضاء وقت ممتع مع عائلتك وأصدقائك أو الموظفين وزملاء العمل، وصنع ذكريات لا تنسى.

تستخدم شركة مرافئ المعرفة التكنولوجيا والتقنيات الحديثة في الحفلات والمناسبات الخاصة؛ مما يخلق حفلة تخلد في الذاكرة، يستمتع بها الكبار والصغار، ومن الخدمات العامة التي تقدمها مرافئ المعرفة وتشترك مع المنافسين:

  • تصميم الأرضية والديكورات وريندر ثلاثي الأبعاد وجميع الإضافات الأخرى للحفلة وفقًا لرغبة العميل.
  • استقبال الضيوف وإرشادهم، واختيار الأطعمة والمشروبات المناسبة.
  • توثيق الحفلة بواسطة التصوير الفوتوغرافي وكذلك إنتاج الفيديوهات الدعائية.
  • التنسيق مع المتحدثين ومساعدتهم على كتابة الكلمات الترحيبية.
  • إعداد وصياغة الكلمات العامة والفقرات الافتتاحية.
  • توفير مترجمين فوريين ومتحدثين بلغة الإشارة.
  • تنفيذ وتصميم المطبوعات وهدايا الزوار.
  • تسجيل الزوار إلكترونيًا واستلام الباركود.
  • تنظيم وتنسيق وإدارة الحفلات البسيطة.
  • نظام متخصص للتذاكر والحجوزات.
  • تصميم وتنفيذ مسارح الحفلات.
  • نظام إرسال الدعوات للضيوف.
  • خدمات حماية لكبار الزوار.
  • تسليم التقرير النهائي للحفلة.
  • أنظمة الصوت وهندستها.

استخدام تقنيات الواقع الافتراضي والمعزز في تنسيق الحفلات

تنفرد شركة مرافئ المعرفة باستخدام التقنيات التفاعليه  والتكنولوجيا الحديثة في تنظيم الحفلات مثل:

انشاء نسخة افتراضية للحفل

تناسب هذه الحفلات كبار السن غير القادرين على الحضور للحفل، وكذلك المسافرين للخارج حيث يمكنهم مشاهدة الحفل والتجول فيه افتراضيًا.

الإسقاط الضوئي

يمكننا استخدام البروجيكتور لعرض محتوى بشكل جذاب ومدهش.

الشاشات التفاعلية

تستخدم الشاشات التفاعلية في عرض محتوى معين والسماح للجمهور بالتفاعل معه من خلال النقر على هذه الشاشات.

يوجد الكثير من الافكار الابداعية التى يتم فيها استخدام تقنيات الواقع الافتراضي والواقع المعزز.

مزايا استخدام التقنيات التفاعلية في الحفلات

تستخدم شركة مرافئ المعرفة تقنيات الواقع الافتراضي والواقع المعزز لتنسيق الحفلات وهي من أحدث التقنيات التفاعلية التي تزيد من حماسة الجمهور، ويتميز الواقع المعزز بتكلفته القليلة بالمقارنة مع الواقع الافتراضي؛ إذ لا يتطلب الكثير من المعدات؛ وذلك لأنه يعتمد على إمكانية إدخال عناصر افتراضية جديدة على الواقع الحقيقي من خلال استخدام تطبيقات على الهاتف الجوال.

أما تقنية الواقع الافتراضي فهي تنقل المستخدم إلى عالم آخر يستطيع فيه لمس العناصر والانتقال داخله والتعامل كأنه واقع حقيقي من خلال محاكاة افتراضية باستخدام أجهزة الحاسب الآلي أو الهواتف الذكية وسماعات الرأس ونظارات الواقع الافتراضي.

يمكن تطويع هذه التكنولوجيا من خلال تقنية البث المباشر للحفلات، وهي قليلة التكلفة للشركات، ويمكن عرض هذه الحفلات أكثر من مرة دون الحاجة إلى دفع أي تكاليف إضافية.

تنفرد الشركة باستخدامها لهذه التكنولوجيا الحديثة خلال تنظيمها للحفلات والتي توفر عددًا لانهائيًا من الحضور دون التقيد بحجم القاعة وعدد التذاكر المتاحة وتتميز بمرونة الوقت دون الاضطرار إلى تقيد بوقت معين.

أسعار تنسيق وتجهيز الحفلات 

تتميز شركة مرافئ المعرفة بسعرها التنافسي مقارنةً بجميع المنافسين في جدة والرياض، بالإضافة إلى ذلك تمتلك خبرة في مجال توثيق الأحداث، وتصميم بطاقات الدعوة، والاهتمام بجميع التفاصيل المتعلقة بأنظمة الإضاءة وشاشات العرض واستقبال الضيوف، وحجز القاعات المناسبة، وتنفيذ الديكور الذي يتلائم مع موضوع الحفلة.

تقوم الشركة بكل هذه الأمور وأكثر باستخدام التقنيات الحديثة في حدود الميزانية المتفق عليها مع العميل.

تعليقات
* لن يتم نشر هذا البريد الإلكتروني على الموقع.