20 Aug
20Aug

إذا أردت تنظيم أي مؤتمر، هناك أمور عامة يجب الإلمام بها، وأخرى متخصصة تتعلق بمجال المؤتمر نفسه، خاصة عند تنظيم المؤتمرات والندوات العلمية كونها تتطلب معرفة جيدة بموضوع المؤتمر واختيار المتحدثين المناسبين، وأخيرا القرارت والتوصيات التي يوصي بها في النهاية.

وفي الأغلب، لن يكون تنفيذ المؤتمرات أو الندوات العلمية أمرا بسيطا، فهي تحتاج إلى خبرة وقدرة على التعامل مع الجوانب اللوجيستية واستغلال الموارد البشرية والأدوات التقنية للخروج بأفضل نتيجة، ولذلك يأتي الاعتماد على شركة مرافئ المعرفة كأفضل خيار، كونها متخصصة في تصميم الفعاليات والمؤتمرات، وتعتبر الوحيدة في المملكة التي تنفرد بدمج تقنيات الواقع الافتراضي والواقع المعزز في أي فعالية بصورة احترافية

 قواعد تنظيم المؤتمرات الطبية والعلمية

من الممكن أن يكون تنظيم المؤتمرات العلمية مختلفا، كونه يركز على قضية علمية محددة ويجتمع المتخصصون فيها من أجل المناقشة والبت في أحد جوانبها، ثم الخروج بتوصيات أو قرارات يتم العمل بها، وقد يكون المؤتمر العلمي عن تأثير التغير المناخي على منطقة الخليج، أو اكتشاف دواء لعلاج سرطان الثدي، أو أحدث مناهج البحث العلمي الى غير ذلك من الجوانب العلمية.

ومن أجل تنظيم مؤتمر علمي أو طبي، يجب مراعاة:

  •  تحديد مكان ووقت تنفيذ المؤتمر، وهل هو مؤتمر ليوم واحد أو عدة أيام.
  •  اختيار شعار للمؤتمر وتصميمه، وهل يتم عقد المؤتمر على مستوى محلي أم دولي.
  •  وضع أجندة المؤتمر، التي تضم الكلمات الافتتاحية والجلسات المتنوعة وأوقات الراحة والغداء وأوقات عرض المواد المرئية ومداخلات الحضور.
  •  تحديد وجود معرض على هامش المؤتمر من عدمه.
  •  العمل على اختيار المتحدثين بعناية، مع أخذ في الاعتبار الدرجة العلمية لكل متحدث.
  •  تتوجه المؤتمرات العلمية إلى متخصصين في المجال، مما يعني التأكد من إرسال الدعاوى للمتخصصين والمعروف عنهم اهتمامهم بموضوع المؤتمر.
  •  توزيع المهام على منظمين، لتسهيل إتمام الجانب اللوجيستي في المؤتمر.
  •  التأكد من توفر الأدوات والأجهزة التي تحتاجها لتنفيذ المؤتمر، سواء شاشات أو أنظمة هندسة صوتية وميكروفونات وسماعات الترجمة، أو البروجيكتور وأنظمة الإضاءة.. وغيرها.

أسس تنظيم الندوات العلمية

يختلف تنظيم ندوة علمية أو طبية عن مؤتمر في بعض نواحي التنفيذ، ومنها:

  •  يتم تنفيذ الندوة على يوم واحد لعدد معين من الساعات.
  •  يديرها شخص مسئول عن توزيع مداخلات المتحدثين والحضور.
  •  يتباحث المتحدثون عن أمر معين في الندوة، ولا يوجد جلسات.
  •  يتم إتاحة وقت لأسئلة الحضور.
  •  من الممكن أن يتم عرض مواد بصرية مثل الفيديو أو مجموعة صور وإنفوجراف.

كيف تضع خطة تنظيم مؤتمر أو ندوة

استطاعت السعودية– بسبب دورها المحوري في منطقة الخليج والوطن العربي والعالم- أن تكون وجهة تنفيذ وتصميم عدد من المؤتمرات العالمية والإقليمية، وإذا أرادت جهة حكومية أو مؤسسة خاصة أن تنفذ مؤتمر أو ندوة علمية، من الأفضل أن تتعاقد مع شركة متخصصة، مثل شركة مرافئ المعرفة، التي يمكنها أن تساعد في إتمام الخطوات اللوجيستية وتوفير أدوات تقنية تساهم في إنجاح المؤتمر أو الندوة.

يحتاج تنظيم المؤتمرات والندوات الطبية الإلمام بتفاصيل مختلفة، والقدرة على تطويع الأدوات التقنية والتكنولوجيا الحديثة في عرض مضمون الفعالية بصورة مبهرة قادرة على توصيل المعلومة أفضل، وهو ما تتمكن منه مرافئ المعرفة، التي يمكنها أن تنفذ مؤتمر أو ندوة علمية من خلال توفير:

  •     القدرة على التنسيق مع المتحدثين (محليا، عالميا) المناسبين لموضوع المؤتمر.
  •     توفير الترجمة الفورية ولغة الإشارة.
  •     تجهيز مكان انعقاد المؤتمر أو الندوة بأنظمة الصوت والإضاءة المناسبة.
  •     إمكانية تنفيذ المطبوعات وبطاقات الهوية للحضور والمتحدثين.
  •     توثيق الفعالية (تصوير فوتوغرافي- فيديو توثيقي- نشرات مطبوعة..).
  •     توفير أجهزة استطلاع الرأي للحضور.
  •     توفير أنظمة إلكترونية مثل الباركود QR لتسجيل الحضور، وكذلك إرسل الدعاوى إلكترونيا.
  •     استخدام الواقع الافتراضي وإمكانية تصميم أفكار المؤتمر بطريقة إبداعية تفاعلية.
  •     تصميم الشاشات والجدران التفاعلية.
  •     إمكانية توفير خدمات الواقع المعزز، التي قد تكون إضافة مميزة لأي مؤتمر علمي.
  •     تصميم الكتيبات الرقمية وأي محتوى رقمي آخر.
  •     تنفيذ المعارض- التي قد تقام على هامش المؤتمر- وإضافة خدمات الجولات الافتراضية لها.
  •     استخدام الإسقاط الضوئي بالشكل الذي يثري التجربة البصرية للمؤتمر أو الندوة.
  • اطلعوا على خدمات أخرى توفرها شركة مرافئ المعرفة لتصميم المعارض وتنفيذ المؤتمرات والفعاليات العلمية.
تعليقات
* لن يتم نشر هذا البريد الإلكتروني على الموقع.