في اللحظة التي يُنطق فيها اسمه، يشعر بارتباك وقليل من التوتر، يصعد إلى المنصة ويتلقى التكريم، ثم يرى حفاوة الحضور وإشادتهم، عندها يشعر أن جهده ونجاحه نال التقدير الذي يستحق، لذلك يبدو تنظيم حفل التكريم لأي فرد أو مجموعة، بدءا من الطلاب وحفلات التخرج التى تقام لهم وحتى الموظفين المتقاعدين والمشاهير، هو فعل إنساني نبيل يمنح الأشخاص دوافع جديدة لاستكمال نجاحاتهم، ويوطد العلاقات الاجتماعية.
من منّا لم يحضر حفل تكريم او تقاعد والده في العمل، أو حفل تكريم للأمهات المثالية، أو شاهد حفلات التكريم للفنانين أو المسئولين، ورأى سعادة المكرمين بتسلم جوائزهم أو سماع كلمة طيبة عن مسيرتهم المهنية والإنسانية، فثقافة إظهار التقدير لمجهود شخص آخر، من شأنها أن تعزز قدراته وتساعد على تحفيز الآخرين للنجاح، وتعود بالنفع على المجتمع ككل كونها تدفع به نحو مزيد من التقدم والنمو، وترسخ بين الأشخاص قيم الاحترام والامتنان.
تتنوع مناسبات حفلات التكريم، فمن الممكن تنظيم حفل تكريم للموظفين المثاليين، وقد يكون حفل لتكريم رواد الأعمال، أو حفلات لتكريم المتقاعدين، ومن الممكن تكريم فئة معينة من المجتمع كالأمهات، أو المتطوعين في نشاط خيري، ومن أبرز حفلات التكريم في مجتمعاتنا:
لن تنتهي قائمة حفلات التكريم التي يمكن إقامتها، فكل مَنْ يعمل بجد ويقدم أفضل ما عنده، يستحق الإشادة بدوره وتقديم العرفان والتقدير لمساهماته.
عند اتخاذ القرار بتنظيم حفل تكريم، هناك أمور يجب مناقشتها أولا:
تحديد الجهة التي تنوي إقامة حفل التكريم، هل هو فرد فاعل في المجتمع ويريد أن يقوم بتكريم أفراد آخرين مؤثرين؟ هل الجهة تتبع الدولة وتعتبر جهة رسمية؟ أم أنها جمعية خيرية، أو مدرسة، أو شركة. تحديد الجهة يمكنه أن يساهم في التعرف على الإمكانيات والموارد المتاحة، وطبيعة الحفل.
من هم الأفراد الذين تنوي الجهة تكريمهم، هل هو حفل لكبار السن؟ مما يعني ضرورة وجود تسهيلات معينة تراعي حركتهم وتستوعب احتياجاتهم، أم أطفال في سنوات عمرهم الأولى، فيجب تضمين الحفل لفقرات ممتعة لهم، وقد يكونون أفرادا يعيشون على مسافات متفرقة، مما يتطلب إجراءات لوجيستية، أو لهم لهجة وثقافة معينة يجب احترامها.
لا يتوقف هدف الحفل عند الاحتفاء بالأشخاص المكرمين، ولكن تسعى بعض الجهات إلى تنظيم حفلات التكريم من أجل تحقيق أهداف أبعد، فقد تقوم شركة ما بتكريم الموظفين من أجل ترك انطباع جيد عنها، جزء من الترويج لها كعلامة تجارية، أو تقوم مجلة بتكريم الفنانين لتعزيز علاقاتها معهم، أو تكريم جمعية خيرية للمتطوعين من أجل زيادة تدفقات المتبرعين.
يتطلب تنظيم حفل تكريم أن تضع ميزانية واضحة بالبنود التي يشملها من الحجوزات وأعداد الحضور وجهة التنظيم، حتى تتمكن من تنفيذ الحفل بشكل يتوافق مع الإمكانيات والموارد المتاحة.
من المهم، مراعاة أن يكون توقيت الحفل مناسب لأغلب الحضور، في يوم متفرغين فيه كما يجب أن يكون الموعد إما في بداية اليوم، أو بعد غروب الشمس، وهو ما يمكن تحديده وفقا لطبيعة الحضور، كما أن المكان الذي يتم اختياره لتنظيم حفل التكريم يجب أن يكون مجهزا وسهل الوصول إليه.
من أهم الأمور التي تحتاج إلى ترتيب مسبق قبل أي حفل تكريم، هو الفقرات التي ستتخلل الحفل، البداية والخاتمة، والأنشطة والأمور التي يجب التركيز عليها، ووفقا لطبيعة كل حفل تكريم تتغير الفقرات قليلا، غير أن هناك مجموعة من الفقرات التي تعتبر أساسية وتتناسب مع جهات التكريم المختلفة، وهي:
يحتاج تنظيم حفل تكريم إلى شركات متخصصة في هذا المجال، كون تفاصيل التنظيم تتطلب إلمام بكل ما يتعلق باختيار المكان المناسب الذي يتوافق مع عدد الحضور وطبيعتهم، ويمكنكم من تنفيذ فقرات الحفل المطلوبة، وكذلك تنظيم تواجدهم واستقبالهم وتسجيل الحضور، ضرورة وجود فريق عمل متفرغ للحدث.
ويفضل لذلك الاستعانة بشركات متخصصة، مثل شركة مرافئ المعرفة، تمتلك خبرة في وضع خطة للحفل مع ضبط الموارد والإمكانيات المتاحة وفق الميزانية، والاهتمام بالتفاصيل المتعلقة بالإضاءة ونظام الصوت والديكور، وتوالي الفقرات والطريقة الأنسب لعرضها، وذلك بما تمتلكه من أدوات تقنية حديثة.
غالبا، ما تواجه الشركات والمؤسسات صعوبة في تنظيم حفل تقاعد يليق بموظفيها السابقين، الذين قدموا سنوات طويلة من عمرهم عاملين بها، ويستحقوا التقدير على مجهوداتهم، كون الأمر شديد الحساسية ويتطلب تنظيم على مستوى عالي، ويراعي كبر أعمارهم, وهنا تظهر الحاجه الملحة لوجود شركات تنظيم حفلات التكريم.
من الممكن ألا تختلف فقرات حفل التقاعد عن حفلات التكريم الأخرى، ولكن يمكن أن تكون أكثر ودا وحميمة وتحمل مشاعر جياشة وقوية، وأن تكون القاعة والمنصة سهل التنقل لها وتراعي كبر سنهم، ولا تحتاج إلى مجهود, وهذا كله يتطلب وجود شركة متخصصة فى طرح الافكار الابداعية وادارة وتنظيم الفعالية بكل حرافية.
تساعدك شركة مرافئ المعرفة فى انشاء مراكز الزوار الافتراضية وانشاء نسخة افتراضية من الحفل عبر تكنولوجيا الواقع الافتراضي, حيث تساعد هذه التقنية على مشاركة مَنْ لم يتمكنوا من الحضور إلى الحفل، بسبب اعتبارات السن وبُعد المكان أو الظروف الشخصية، حيث يمكنهم مشاهدة الحفل وكأنهم يحضرونه! عبر اجهزة الحاسوب او نظارات الواقع الافتراضي VR ومتابعته وهم في أماكنهم دون الحاجة لبذل المجهود.
وتعتبر شركة مرافئ المعرفة من الشركات الرائدة فى السعزدية في تقديم خدمات تقنية الواقع الافتراضي والواقع المعزز التي تساهم في إثراء حفلات التكريم أو التقاعد او حتى حفلات التخرج.
كما يمكن انشاء جولات افتراضية لللحفل، حتي يسهل متابعتهة من خلال نظارات الـ VR أو أجهزة الحاسب الآلي.