22 Aug
22Aug

من أهم خطوات تنظيم المعارض، أن تكون على علم بالهدف الرئيسي منه وجمهوره المستهدف، وتمتلك القدرة على إقامة معرض وفقا لخطة عمل ناجحة تراعي الجوانب التنظيمية والإبداعية، في حين يبدو الأفضل هو الاعتماد على شركات متخصصة في تنظيم الفعاليات، وتعتبر مرافئ المعرفة واحدة من بين الأكثر تميزا في المملكة، بما تملكه من خبرة وقدرة على إنتاج أفكار عصرية.

أهم الخطوات لتنظيم معرض

تتسم المعارض بقدرتها على لفت الانتباه من خلال التنوع والوفرة التي تقدمها حول مجال أو قطاع صناعة معين، فقد يكون المعرض تجاري للترويج لفئة معينة من المنتجات والسلع، أو معرض ترفيهي ثقافي كمعارض الكتاب الدولية. وفكرة المعارض تمنح العارضين فرصة ذهبية للتواصل مع الجمهور المستهدف مباشرة ومحاولة كسب دعمه وولائه، ولكن تنظيمها والقدرة على التخطيط المسبق لها وإنجاحها، يحتاج إلى امتلاك مهارات الإدارة والتنظيم والتسويق أيضا.

وأهم خطوات تنظيم معرض أو جناح داخل معرض:

الهدف الرئيسي من عمل المعرض

حدد هدفك من المشاركة في معرض أو تنظيمه، هل تسعى أن تزود مبيعات منتجاتك، أو تنمية الوعي بقضية بيئية أو اجتماعية، أم تسعى إلى أن يكون المعرض متبنيا لشراء الناس للمنتجات المحلية اليدوية على سبيل المثال، أو التعريف بأحدث براءات الاختراع والأدوات التقنية في مجال ما، وقد يكون هدف المعرض إطلاق خدمة أو منتج جديد.. وغيرها من الأهدف التي يجب أن تكون محددة من البداية.

الجمهور المستهدف والبحث

إلى مَنْ يتوجه المعرض، إلى عامة الناس وكل المهتمين، أم إلى فئة محددة كالأطباء أو المهندسين أو الفنانين، وهو ما يستدعي البحث بدقة عن المنافسين او من أقاموا معارض مشابهة، من أجل تقديم محتوى أو فكرة مختلفة والتميز عنهم.

وضع الميزانية للمعرض او الجناح

لا يمكن أن تنفذ خطة معرض ناجحة، دون أن تكون ميزانيتك محددة من البداية وتمتلك القدرة على الالتزام بها، فبناءا عليها يمكنك ان تختار مساحة مناسبة للمعرض بسعر جيد، وتعمل على تصميم أجنحة المعرض في حدود إمكانياتك، مع تضمين كل المصروفات داخل الميزانية، وحساب تكلفة الأدوات والأجهزة وخدمات نقل البضاعة.. وغيرها.

فريق عمل مُدرّب لادارة المعارض

اختيار فريق العمل والمنظمين بعناية، والحرص على تدريبهم للتواصل مع الجمهور والترويج للمنتجات، وامتلاك مهارات البيع والتعامل مع الطوارئ والمشكلات.

الجوانب اللوجستية

التأكد من اختيار موقع مناسب للجمهور المستهدف، بمساحة تتوافق مع الهدف الرئيسي للمعرض، وكذلك توفير موقف للسيارات، وأماكن دخول الزوار، وتخصيص مداخل للعارضين والمنتجات، وجمع الفئات المشابهة معا، وتحديد المساحات لكل جهة داخل المعارض، وأماكن الضيافة والمأكولات، وذلك بهدف التسهيل وجعل التنقل داخل المعرض أكثر متعة.

خطة تسويق المعرض

تريد أن يعرف الجمهور الذي تستهدفه بتنظيمك للمعرض، لذلك احرص على استخدام أدوات التسويق التي تناسب هذا الجمهور، سواء من خلال مواقع التواصل الاجتماعي والفيديوهات الدعائية القصيرة والصور، او إعلانات التلفزيون والصحف والراديو، أو المطبوعات المختلفة.

التوثيق وتقييم المعرض

من المفيد أن توثق الأجواء داخل المعرض، كي تكون دعاية لقدرتك على تنظيم معارض مستقبلية أو المشاركة بها، مع تقييم النتائج النهائية ومدى تحقيق المعرض لهدفه الرئيسي، ومحاولة تفادي السلبيات في المرات القادمة وتعزيز الإيجابيات.

خطة عمل لإقامة معرض في المملكة

وعند إقامة معرض تجاري داخل المملكة، من المهم معرفة الإجراءات والضوابط المطلوبة، التي حددتها الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات، ومن بينها:

  • تقديم المستندات المطلوبة (خطة المعرض وهدفه ومحتواه ومكان إقامته، ومستند تأكيد حجز المكان)
  • إصدار التراخيص قبل 7 أيام من إقامته.
  • التسجيل من خلال الموقع الإلكتروني للهيئة بعد التعرف على الشروط والضوابط.
  • ألا تزيد مدة المعرض على 7 أيام.
  • تقديم تفاصيل حول الجهة المنظمة للمعرض والجهات المشاركة والعارضين.
  • الالتزام باالوائح والقوانين في المملكة المتعلقة بممارسة النشاط التجاري وتنظيم الفعاليات.

كيفية تنظيم معارض ناجحة مع مرافئ المعرفة؟

اختيار شركة مرافئ المعرفة لإقامة وتصميم أجنحة المعارض، يمكن أن يساهم في إنجاحها وإتمامها بأفضل صورة، كونها تمتلك الخبرة اللوجستية والإدارية وكذلك الأدوات التقنية التي تثري فكرة المعرض وتجذب الانتباه له، ويمكن للجهات الحكومية ومؤسسات القطاع الخاص والجمعيات أن تنفذ المعارض والفعاليات بالاستفادة من إمكانيات شركة مرافئ المعرفة، التي يأتي من بينها:

  • تصميم وتنفيذ أجنحة المعارض.
  • اختيار المكان المناسب للفعالية.
  • توفير وحدات الإضاءة المناسبة وأنظمة الصوت وهندستها.
  • تصميم أرضية المعرض.
  • توفير خمات الحماية والتأمين، وأفراد مدربين لتنظيم المعرض.
  • العناية بالضيافة والمأكولات للزوار.
  • توثيق المعرض (فيديو، وصور فوتوغرافية)
  • إنتاج فيديوهات دعائية للمعرض.
  • إعداد النشرات والمطبوعات.
  • أنظمة إلكترونية لتسجيل الدخول عن طريق الباركود أو الـ QR.
  • إحصاء عدد زوار المعرض بالاعتماد على الأنظمة الذكية.
  • استخدام نظام ذكي لمعرفة مبيعات كل المساحات والأجنحة داخل المعرض.
  • توفير الشاشات والجدران التفاعلية التي تجذب انتباه الزوار.
  • تصميم الكتيبات والمعارض الرقمية والمدمجة.
  • استخدام تقنيات الواقع الافتراضي والواقع المعزز لإضفاء بُعد مميز على أجنحة المعرض.
  • الإبهار البصري من خلال الإسقاط الضوئي.

وتمتلك مرافئ المعرفة قدرة على تطويع التقنيات الحديثة لتناسب كل معرض أو فعالية.

تعليقات
* لن يتم نشر هذا البريد الإلكتروني على الموقع.