20 Aug
20Aug

تنظيم الايفنتات هو أحد أهم الوسائل التى ساعدت الكثير من الشركات السعودية على زيادة أرباحها، ولفت أنظار الصحافة إليها، وكذلك لاقت إقبالًا كبيرًا من العملاء المستهدفين؛ لذا ينبغي التنويه على أهمية تنظيم وإدارة الفعاليات بصفة دورية لشركتك.

يتطلب التخطيط للفعاليات التركيز على الكثير من التفاصيل والخطوات الصغيرة التي يترتب عليها نجاح الافينت وتحقيق الهدف المنشود، بالإضافة إلى القدرة على معالجة المشكلات الطارئة وابتكار حلول سريعة لها، وهذا كله أكبر من أن يقوم به فرد أو عدة أفراد؛ لذا كانت الحاجة إلى شركات الايفنتات هي السبيل الوحيد للقيام بكل ذلك.

أهم 7 فوائد للايفنتات لتنمية الشركات 

يُعرف تنظيم الايفنتات بأنه تنسيق لجميع الخطوات والتفاصيل للأحداث الكبيرة، مثل المعارض أو الاجتماعات أو المهرجانات، بدايةً من تحديد عدد المدعوين، والمكان، والميزانية، والحضور حتى كتابة التقرير الختامي للايفنت، وتتمثل فوائد تنظيم الايفنتات في الآتي:

  1. تحسين العلاقات بين العاملين والموظفين والمديرين من خلال الثناء على مجهوداتهم، وكذلك طلب آراء العملاء الحاليين للتأكد من الحصول على رضاهم.
  2. تعزيز مظهر الشركة وظهورها بأنها خبيرة وقائدة في مجالها؛ مما يزيد من المصداقية، ويدفع الكثير للبحث عنها، ومن ثم طلب خدماتها.
  3. زيادة الوعي بالعلامة التجارية، والوصول إلى عدد كبير من الجماهير المستهدفة على المستوى المحلي أو الدولي طبقًا لحجم الايفنت.
  4. رغبة المستثمرين الأجانب في الاستثمار في هذه الشركات؛ ومن ثم زيادة حصتها في السوق.
  5. زيادة المبيعات خلال فترة الافينت؛ نتيجةً للعروض والتخفيضات المختلفة.
  6. الإعلان عن خدمة جديدة أو تطوير خدمة موجودة بالفعل لدى الشركة.
  7. جذب أفضل الكوادر البشرية للعمل بها.

أهمية التعاون مع شركات تنظيم الايفنتات

يتطلب تنظيم الافينت خبرة في المجال، وليس مجرد اختيار المكان، ودعوة بعض الأشخاص، وطلب بعض شاشات العرض، بل الموضوع أكثر تعقيدًا من ذلك؛ إذ يضر فشل الايفينت بسمعة الشركة، ويزيد من اتجاه الجمهور المستهدف للمنافسين بدلًا منها.

يقع على عاتق الشركة المتخصصة في تنظيم الفعاليات الكثير من المهام التي يصعب على الأفراد القيام بها بمفردهم، مثل: استخراج التراخيص والتصريحات اللازمة، والاهتمام بالإضاءة والخلفيات وأنظمة الصوت، وتنسيق المسارح، والتصوير الاحترافي، والاهتمام بحجز التذاكر للمدعوين، وتنسيق الفقرات الترفيهية.

كيف تختار  أفضل شركة ايفنتات فى السعودية

تمثل الشركة المنظمة للايفينت دورًا هامًا في نجاح الفعالية؛ لذا من الضروري اختيار الشركة وفقًا لبعض العوامل، مثل:

  • البحث عن آراء العملاء السابقين للشركة؛ للتأكد من حرصها على تحقيق الهدف.
  • مدى قوة ومهارة منظمي الايفنتات لديها، وقدرتهم على تنفيذ المهمات المختلفة باحترافية.
  • القدرة على تقديم أفكار مبتكرة غير تقليدية للايفنتات الترفيهية والجامعية.
  • التكنولوجيا المتطورة والتقنيات الحديثة التي توفرها الشركة لعملائها.
  • التحدث مع الشركات وطلب عرض خطة مبدأية وفهم كافة التفاصيل.
  • التأكد من قدرتها على تنظيم ايفنتات دولية، واستضافة ضيوف أجانب.
  • السؤال عن التكلفة المالية وطرق الدفع.

كيف يتم تنظيم الـحدث او الـ Event

يُعد تحديد الهدف المرجو من تنظيم الايفنت من أهم الخطوات؛ وذلك لأن تنظيم افينت هدفه نشر وعي العلامة التجارية يختلف عن ايفنت هدفه زيادة المبيعات أو استقطاب كوادر بشرية متخصصة للعمل في الشركة، وإليك أهم عناصر التخطيط للايفنت:

وقت الايفنت

عند اختيار ميعاد الايفنت لا يمكن التراجع فيه خاصةً بعد إرسال الدعوات أو الإعلان عن الميعاد عبر وسائل التواصل الاجتماعي، لذا لابد من اختيار التوقيت الذي يتناسب مع كبار المدعوين، والابتعاد عن العطلات الوطنية والإجازات الدينية.

الميزانية المتاحة

تؤثر الميزانية المتاحة على جميع القرارات بدايةً من اختيار حجم الشركة المنظمة للحدث حتى طريقة التسويق والإعلان عن الحدث وتوثيقه.

الإعلان عن الايفينت

يبدأ الإعلان عن الحدث بالمزامنة مع إرسال الدعوات للمدعوين عبر البريد الإلكتروني أو الدعوات المطبوعة، يمكن الإعلان من خلال الراديو أو التليفزيون أو الصحف، بالإضافة إلى وسائل التواصل الاجتماعي.

التسويق للايفنت

يمكن الاستعانة بالأشخاص المؤثرين في المجال من أجل التسويق للحدث؛ إذ يتمتعون بقاعدة عريضة من الجمهور المستهدف، وكذلك حملات الدعايا من خلال السوشيال ميديا.

الأنظمة الضوئية والمؤثرات الصوتية فى الافينتات

تمثل الأنظمة الضوئية والمؤثرات الصوتية دورًا موثرًا في نجاح تنظيم الافينت، وترفيه المدعوين، وكذلك الوصول إلى الهدف المنشود.

خطة متكاملة للتجيهز الحدث

من الضروي الاهتمام بكافة التفاصيل، مثل: الخدمات اللوجستية، وتحديد أدوار المنظمين، واختيار الأنشطة الترفيهية المناسبة، والطعام والمشروبات بما يتناسب مع ثقافة وديانة الأشخاص المدعوين.

أفضل شركة لتنظيم الايفنتات في السعودية

شركة مرافئ المعرفة هي شركة متخصصة في تنظيم الايفينات والمعارض والمؤتمرات والحفلات والمهرجانات الرياضية والندوات وغيرها من الفعاليات، وتستعين الشركة بأفضل منظمي الايفنتات في السعودية لتقديم أفكار إبداعية تضيف إلى قيمة الفعالية، ومنح الجمهور وقتًا ممتعًا خلال الحدث؛ وذلك باستخدامها لأحدث التكنولوجيا والتقنيات.

ساهمت الشركة في تنسيق العديد من الافينتات في الخبر والرياض وجدة وغيرها من المدن السعودية، وحققت نجاحًا غير مسبوق وأبهرت الحضور بالأفكار المبدعة التي قدمتها.

تقنيات شركة مرافئ المعرفة لتنظيم ايفنتات جدة والرياض

تستطيع الشركة تخطيط وإدارة جميع الايفنتات لمختلف الشركات والمؤسسات، من خلال استخدام تقنيات الواقع الافتراضي والواقع المعزز التي تنفرد مرافئ المعرفة بقدرتها على تطويع هذه التكنولوجيا في الفعاليات، يمكن استخدام تقنيات الشركة الحديثة التي ترفع من قيمة الشركة المضيفة، مثل:

استخدام الطاولات التفاعلية فى الايفنتات

هي طاولات كبيرة مثبت عليها شاشات تاتش يمكن للزوار تصفح المنتجات، وكذلك يُعرض عليها الصور والفيديوهات.

تجهيز المحتوى الرقمي للايفنت

توفر الشركة المحتوى الرقمي الذي يزيد من تفاعل الجمهور مع الايفينت المنظم، مثل الكتيبات الرقمية، والغرف الرقمية، والايفنتات الرقمية.

المحاكاة الافتراضية بداخل الايفينتات

تُعد المحاكاة الافتراضية من أمتع التجارب التي يعيشها الزوار؛ إذ يمكن من خلالها محاكاة أي شئ وكأنه في العالم الواقعي.

الواقع المعزز يحعل الايفنتات مجنونة!

يمكن من خلال تقنية الواقع المعزز إضافة العناصر الافتراضية مثل الصور والمجسمات ثلاثية الأبعاد والفيديوهات إلى الواقع الحقيقي، وذلك عن طريق استخدام نظارات الواقع الافتراضي وتطبيقات الهواتف الذكية.

الإسقاط الضوئي فى اي ايفنت

تُستخدم تقنية الإسقاط الضوئي لعرض المحتوى الرقمي بطريقة مدهشة تثير الانتباه وتزيد من تفاعل الجمهور باستخدام أجهزة  البروجكتور الحديثة.

الرحلات الافتراضية

تتيح الرحلات الافتراضية نقل الجمهور إلى أي مكان آخر بالاعتماد على تقنية الواقع الافتراضي.

الجولات الافتراضية

يستطيع الجمهور زيارة الايفينت افتراضيًا عبر نظارات الواقع الافتراضي، وتناسب هذه التقنية غير القادرين على الحضور الفعلي للايفينت.

الكتيبات الرقمية

من خلال مسح الباركود على أجهزة الهواتف الذكية يمكن إرشاد الزوار، وكذلك عرض المحتوى الرقمي.

خدمات مرافئ المعرفة لتنظيم فعاليات السعودية

بالإضافة إلى التكنولوجيا السابقة التي تستخدمها الشركة والتي تتميز بها عن المنافسين، فإنها تقدم الخدمات العامة لتنظيم الفعاليات والايفنتات، مثل:

  • إنتاج الفيديوهات الدعائية والموشن جرافيك، وكذلك توثيق الايفينت بالكامل بواسطة الصور والفيديوهات.
  • تساعد الشركة على اقتراح أسماء إبداعية للإيفنتات تثير الانتباه.
  • تصميم وبناء المسارح والأرضيات ثلاثية الأبعاد.
  • كتابة الكلمات الترحيبية والفقرات الافتتاحية.
  • الاهتمام بكافة مواقع التواصل الاجتماعي للفعالية.
  • خدمة التسجيل الذاتي والتسجيل السريع للضيوف.
  • إرسال الدعوات الإلكترونية للمدعوين.
  • توفير المطبوعات والهدايا للضيوف.
  • تقديم الضيافة حسب رغبة العميل.
  • تسجيل واستقبال وإرشاد الضيوف.
  • إنتاج المحتوى الإبداعي للحدث.
  • اختيار المكان المناسب للفعالية.
  • خدمات حماية  كبار الشخصيات.
  • أنظمة متطورة لحجز التذاكر.
اطلب الخدمة الآن
تعليقات
* لن يتم نشر هذا البريد الإلكتروني على الموقع.