20 Aug
20Aug

يتسع مفهم إدارة الفعاليات وامتلاك القدرة على تنظيم أي فعالية ليشمل المهارات الشخصية والخبرة التعليمية، فهو يجمع ما بين الإدارة بكل تحدياتها، وكذلك توظيف عناصر الإبداع في الحدث، وفهم مبادئ التسويق والدعاية، وأيضا مراعاة الجوانب التقنية واللوجيستية، وهو ما يجعل مهنة إدارة الفعاليات مرهقة في بعض الأحيان، على قدر ما تحمله من متعة.

أنواع الفعاليات

يمكن إطلاق كلمة "فعالية" على أي حدث يحمل طابع جماهيري، سواء على نطاق واسع أو في إطار جماعة محددة وخاصة، فتبدأ من الأحداث الضخمة مثل كأس العالم أو المسابقات الرياضية العالمية، وحتى المؤتمرات العلمية والثقافية (معارض الكتاب الدولية على سبيل المثال)، وكذلك الندوات والبازارات والفعاليات التي تحمل طابع محلي.

لكل فعالية هدف أو عدة أهداف تسعى إلى تحقيقها، فقد تكون من أجل تحقيق مبيعات وأرباح، أو لتروج فكرة أو منتج معين، وقد تكون لتقديم الدعم والمساندة أو محاولة كسب الحشد على موضوع معين، وهناك فعاليات هدفها خلق صورة ذهنية معينة عن شركة أو جهة ما.. وهكذا باختلاف الهدف يتم اختيار نوع الفعالية المناسبة من بين هذه الأنواع:

المؤتمرات

تناقش المؤتمرات، بطابعها الدولي والمحلي، قضية معينة من خلال اختيار المتحدثين المتخصصين بها، والسماح للجمهور بالحضور، وفتح النقاش من خلال الجلسات، وقد يكون المؤتمر ليوم واحد أو مستمر على عدة أيام، تحمل المؤتمرات الطابع العلمي أحيانا أو السياسي أو الثقافي، ويقدم في ختام جلساتها توصيات معينة حول الموضوع الذي تم مناقشته.

المهرجانات

يحمل المهرجان طابع احتفالي، وغالبا ما يكون بسبب مناسبة ثقافية أو دينية- حسب تقاليد كل دولة- ويضم عدد من الأنشطة المختلفة، بداية من التجمعات والعروض الفلكلورية مثلا أو الحفلات الغنائية، وكذلك الأنشطة الترفيهية.

الندوات

تقام أغلب الندوات حول موضوعات لها أهمية لدى الجمهور، وتجمع المتخصصين حول الموضوع لعرض وجهة نظرهم والنقاش حولها، وتفتح مجال لأسئلة الحضور ومداخلاتهم.

المعارض

ترتبط المعارض بالسلع أو الأدوات التي يمكن عرضها لجذب عملاء ومؤيدين أكثر، وميزته الجمع بين أكثر من منافس في قطاع معين، ومحاولة كل جهة أن تحذب انتباه الحضور نحو المنتج الذي تقدمه، وقد تشمل المعارض آخر براءات الاختراع أو أحدث التقنيات في مجال معين.

الحفلات

ليس المقصود بها الحفلات الغنائية والموسيقية فقط، ولكنها تشمل الحفلات الرسمية، كحفلات تكريم الدولة لنماذج ملهمة ومؤثرة، أو حفلات التقاعد لموظفي الشركات، وكذلك الحفلات التخرج، وحفلات جمع التبرعات.. وغيرها.

ويمكن للفعاليات أن تشمل ورش العمل، والمسابقات الرياضية، والحملات الانتخابية، والمزادات، والأسواق، والاجتماعات.

مفهوم إدارة الفعاليات

تعني إدارة الفعاليات وتنظيمها القدرة على الجمع بين مهارات الإدارة بداية من البحث والتخطيط، ثم التنسيق والتنفيذ، وكذلك مهارات توظيف الأفكار الإبداعية وأدوات التسويق وجذب الجمهور، ويتطلب ذلك معرفة جيدة بنوع الفعالية وهدفها وجمهورها المستهدف، والقدرة على متابعة أدق التفاصيل بداية من الميزانية لمكان الفعالية واختيار المتحدثين.

من المهم، أن تكون الجهة المسئولة عن إدارة الفعالية قادرة على فهم طبيعة المجال وإجراء التحليلات سواء للجمهور المستهدف والمنافسين، وكذلك تمتلك أدوات التنفيذ من علاقات مع متحدثين لديهم خبرة وسمعة جيدة، وأيضا الخبرة في استخراج التصاريح من الجهات المعنية، وتوفير المعدات والأجهزة ومتابعة الجوانب اللوجيستية، وقدرة على إدارة الميزانية.

ولذلك، من الصعب أن تقوم جهة في السعودية بتنفيذ الفعاليات وتصميمها دون الاستعانة بمتخصصين، وتعتبر شركة مرافئ المعرفة من بين أفضل الشركات في تصميم وإدارة الفعاليات المختلفة.

خطوات إدارة وتنظيم الفعاليات

تتضمن عملية إدارة وتنفيذ أي فعالية مراحل وخطوات متعددة، وبالاعتماد على شركات متخصصة، من الممكن تنفيذ هذه الخطوات بخبرة واحترافية، لأنها غالبا ما تتفرع إلى جوانب مختلفة يجب الإلمام بها، منها: الإدارة، التسويق، الميزانيات وجدولتها، الإنتاج المرئي والمسموع (صور، فيديوهات، كلمات المتحدثين..)، تصميم الديكور وبناء المسارح، الخدمات اللوجستية، ترتيب فقرات الحدث، مهارات التواصل والذكاء الاجتماعي، خطط الطوارئ.. وغيرها.

وتبدأ مراحل وخطوات تنظيم الفعاليات من:

تحديد هدف الفعالية

يجب أن تتأكد من الهدف الذي تقام لأجله الفعالية، فعلى أساسه يتم تحديد المهام وشكل الفعالية وطبيعة الجمهور المستهدف.

مرحلة البحث

وتشمل هذه المرحلة أول خطوة لتنظيم فعالية، وتستهدف إجراء بحوث حول الفعاليات المشابهة أو فعاليات المنافسين للتعرف على الجديد الذي يمكنك إضافته، وكذلك معرفة طبيعة السوق أو المجال واحتياجاته.

فريق العمل وتوزيع المهام

تنظيم الفعاليات لا يمكن أن يكون عمل فردي، ولكنه قائم على التعاون وتوزيع المهام، فتبدأ باختيار فريقك وتقوم بترتيب الأولويات لإتمام الفعالية بسلاسة وفي خلال جدول زمني محدد.

الميزانية والجوانب اللوجستية

معرفتك بالميزانية المحددة لهذه الفعالية يرتبط باختيار الجوانب اللوجستية، مثل المكان وموعد تنفيذ الفعالية والأدوات التي تحتاجها من أنظمة الصوت ووحدات الإضاءة، والحاجة إلى بناء مسرح واختيار الديكور المناسب، وكذلك توفير أدوات تكنولوجية تسهل تسجيل الحضور وتنظم دخولهم للفعالية.

تصميم الفعالية

وذلك باختيار عنوان محدد لها وشعار متعلق بالموضوع الرئيسي، وتصميم علامة تجارية بألوان تميز هذه الفعالية عن غيرها، مع الاهتمام بأن تخلق لها صورة ذهنية وتيمة محددة تجعل الجمهور يرتبط بها ويتوقع ما يمكن أن يختبره في هذه الفعالية، مع اختيار المتحدثين وجدول الفعالية والرعاة الذين يمكن اجتذابهم.

مرحلة التسويق

وفقا للجمهور المستهدف وهدف الفعالية، تختار الوسيلة المناسبة للترويج للفعالية، هل هي لجمهور الشباب فيمكن تسويقها من خلال مواقع التواصل الاجتماعي والإنترنت، أو رجال الأعمال الذين يناسبهم البريد الإلكتروني ولوحات الإعلانات في الطرق، أو قد تحتاج إعلانات التلفزيون والراديو والصحف والمطبوعات.

توثيق الفعالية

واحدة من الطرق التي يمكن ان تروج لفعاليات أخرى مقبلة، هو توثيق الفعالية الحالية والعمل على استخدام التكنولوجيا في الترويج لها، سواء من خلال القصص على إنستقرام وفيسبوك، أو الفيديوهات القصيرة على تيك توك، وكذلك الفيديوهات الدعائية على يوتيوب، وقد تستخدم تقنية البث المباشر للفعالية، وكذلك الصور الفوتوغرافية.

وجود خطة بديلة

من المهم أن تمتلك القدرة على التعامل مع المتغيرات التي قد تطرأ على أي جانب في أثناء تنظيم الفعاليات، وذلك بتوفير خطة بديلة أو خطة طوارئ قادرة على استدراك حدوث أي مشكلة، مثل غياب أحد المتحدثين أو انقطاع الكهرباء أو وقوع مشادة بين أي طرفين، وأن تمتلك مهارة احتواء المشكلة والاستقادة منها دون تضخيم أو استهانة.

قياس أثر الفعالية

بعد انتهاء الفعالية، من المهم أن تتأكد أنها حققت الهدف الذي كانت تطمح له من البداية، من خلال جمع المعلومات واستطلاعات الرأي وقياس رد الفعل عنها على مواقع التواصل الاجتماعي، ومعرفة نقاط القوة وجوانب الضعف والعمل على تطوير خططك القادمة.

تعليقات
* لن يتم نشر هذا البريد الإلكتروني على الموقع.