24 Aug

من أجل تنفيذ أي فعالية في المملكة، هناك بعض الإجراءات التي يجب الإلمام بها والتي تُسهل حجز مكان الفعالية وتجهيزه، وتشمل التعرف على نموذج عقد إقامة وتنظيم فعالية، وما يحتويه من بنود يجب ملئها بدقة، وفهم الجانب القانوني لكل طرف في العقد، وضمان حقه.

أهم بنود نموذج عقد إقامة وتنظيم فعالية

على اختلاف طبيعة ونوع الفعالية، من الممكن أن تتغير الأوراق المطلوبة لإتمام طلب تنظيم هذه الفعالية، وكذلك قد تختلف من جهة إلى أخرى، وتعتبر الجهات المختصة بإصدار تراخيص الحفلات والأنشطة الترفيهية هي الهيئة العامة للترفيه، وتطلب من المنظمين عدد من الأمور، هي:

  • سجل تجاري بنشاط تنظيم الفعاليات الترفيهية.
  • أن يكون مالك موقع إقامة الفعالية أو حاصل على موافقة من المالك.
  • تقديم الطلب قبل 60 يوما من الفعالية.
  • تزيد الطلب بتفاصيل كاملة عن الفعالية ومحتواها.
  • إرفاق الطلب بالتراخيص من الجهات المختصة.
  • ويتم تقديم الطلبات من خلال الموقع الإلكتروني للهيئة العامة للترفيه.

وتختص الهية العامة للمعارض والمؤتمرات بتوفير التراخيص المطلوبة لإقامة معرض أو مؤتمر في المملكة، وغالبا ما يتضمن نموذج إقامة الفعالية عددا من البنود المهمة، هي:

  • تحديد نوع الفعالية.
  • عنوان الفعالية.
  • مكان ووقت إقامتها
  • الجهة التي تنظمها والجهات المتعاونة والراعية للفعالية.
  • محتوى الفعالية وأهدافها الرئيسية وجمهورها المستهدف.
  • المتحدثون وأهم المعلومات عنهم، وعدد الحضور المتوقع.
  • وضع ميزانية تقديرية للفعالية.

نموذج عقد تنظيم مؤتمر

تقوم الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات بوضع ضوابط وإجراءات محددة لإقامة المؤتمرات في المملكة، من بينها:

  • المستندات المطلوبة للحصول على ترخيص إقامة المؤتمر.
  • عدم إقامة أي مؤتمر دون ترخيص من الهيئة.
  • أن تكون العربية هي لغة المؤتمر، وتوفير ترجمات فورية في حال وجود لغات أخرى.
  • الالتزام بالأنظمة العامة والتعليمات السارية في السعودية.
  • يتقدم لطلب الترخيص (الشركات والمؤسسات المرخص لها بإقامة وتنظيم الفعاليات، الغرف التجارية الصناعية، الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الأهلية المرخصة، الجامعات الحكومية والأهلية).
  • مدته لا تقل عن 4 ساعات ولا تزيد على 7 أيام.
  • عدم الإعلان عن المؤتمر إلا بالحصول على الترخيص من الهيئة بالموافقة.
  • يقام في قاعات مؤتمرات مستقلة، أو داخل الجامعات، أو قاعات الفنادق، والأماكن المرخصة لها من الهيئة.
  • يجوز أن يصاحب المؤتمر معرض أو فعاليات اجتماعية وترفيهية (مع طلب ترخيص منفصل لهذه الفعاليات).
  • تسجيل الحضور إلكترونيا، وتوثيق المؤتمر بالفيديو.
  • توفير اللوجستيات المتعلقة بتيسير دخول الزوار، وتوفير أماكن لتلقي استفساراتهم وصندوق للشكاوى.

ويتضمن الحصول على ترخيص إقامة المؤتمر من الهيئة:

  • فتح حساب للمنظم على موقع الهيئة، وتعبئة نموذج طلب الترخيص إلكترونيا قبل 7 أيام من تاريخ إقامة المؤتمر.
  • يتم إرفاق أوراق مع طلبات الترخيص تضم (صورة من خطاب تأكيد حجز مكان إقامة المؤتمر، خطة عمل تفصيلية للمؤتمر تشمل أهدافه والجمهور المستهدف وعدد الحضور وميزانية تقديريه له، والهيكل التنظيمي لإدارة المؤتمر والشعار ومعلومات عن المتحدثين).
  • دفع الملغ المالي المقرر من الهيئة لإقامة المؤتمر.
  • يحصل مقدم الطلب على الرد بالقبول أو الرفض لإقامة المؤتمر خلال 5 أيام.
  • تنسق الهيئة مع الجهات المختصة وتزودهم بطلب الترخيص لتيسير إقامة المؤتمر.
  • يتم إرسال طلب الترخيص عبر البريد الإلكتروني.

نموذج عقد تنظيم معرض

أما إذا كنتم تنوون تنظيم معرض، فيجب كذلك الحصول على ترخيص من الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات، ويشمل عدد من المستندات والإجراءات، منها:

  • المستندات (صورة من حجز القاعة، وخطة عمل المعرض، ومخطط تفصيلي للمعرض وتوزيع العارضين، تسديد المبلغ المالي)
  • ألا تزيد مدته على 7 أيام.
  • الإلتزام بالقونين واللوائج المتعلقة بالبيع والشراء وعرض السلع.
  • توضيح الجهات المشاركة في المعرض
  • توفير اللوجستيات وأنظمة لتسجيل الدخول وموقع إلكتروني للمعرض.
  • على أن يتطلب طلب ترخيص إقامة المعرض:
  • حساب للجهة أو المسئول عن تنظيم المعرض على موقع الهيئة.
  • تقديم طلب الترخيص إلكترونيا قبل تاريخ إقامة المعرض بـ 7 أيام.
  • توضيح الجهات المشاركة ونشاطاتها، ورسم لتوزيع العارضين، مع صورة من حجز مكان المعرض، وأهم أهدافه وجمهوره المستهدف، وعدد الحضور تقريبيا، والهيكل الإداري التنفيذي، والميزانية والشعار.
  • يتم الرد على الطلب خلال 5 أيام، سواء بالقبول أو الرفض.
  • ترسل الهيئة صورة أصلية من الموافقة على البريد الإلكتروني.

ويحتاج أي نموذج عقد إقامة وتنظيم الفعاليات إلى متخصصين في الجوانب القانونية واللوجستية، ولذلك، يفضل كثيرون الاعتماد على جهات متخصصة، من بينها شركة مرافئ المعرفة المتخصصة في تنظيم الفعاليات في المملكة.

تعليقات
* لن يتم نشر هذا البريد الإلكتروني على الموقع.