أفضل شركة تنظيم حفلات تقاعد وتكريم وتخرج

في اللحظة التي يُنطق فيها اسمه، يشعر بارتباك وقليل من التوتر، يصعد إلى المنصة ويتلقى التكريم، ثم يرى حفاوة الحضور وإشادتهم، عندها يشعر أن جهده ونجاحه نال التقدير الذي يستحق، لذلك يبدو تنظيم حفل التكريم لأي فرد أو مجموعة، بدءا من الطلاب وحفلات التخرج التى تقام لهم وحتى الموظفين المتقاعدين والمشاهير، هو فعل إنساني نبيل يمنح الأشخاص دوافع جديدة لاستكمال نجاحاتهم، ويوطد العلاقات الاجتماعية.

اهمية حفلات التكريم

من منّا لم يحضر حفل تكريم او تقاعد والده في العمل، أو حفل تكريم للأمهات المثالية، أو شاهد حفلات التكريم للفنانين أو المسئولين، ورأى سعادة المكرمين بتسلم جوائزهم أو سماع كلمة طيبة عن مسيرتهم المهنية والإنسانية، فثقافة إظهار التقدير لمجهود شخص آخر، من شأنها أن تعزز قدراته وتساعد على تحفيز الآخرين للنجاح، وتعود بالنفع على المجتمع ككل كونها تدفع به نحو مزيد من التقدم والنمو، وترسخ بين الأشخاص قيم الاحترام والامتنان.

أنواع حفلات التكريم

تتنوع مناسبات حفلات التكريم، فمن الممكن تنظيم حفل تكريم للموظفين المثاليين، وقد يكون حفل لتكريم رواد الأعمال، أو حفلات لتكريم المتقاعدين، ومن الممكن تكريم فئة معينة من المجتمع كالأمهات، أو المتطوعين في نشاط خيري، ومن أبرز حفلات التكريم في مجتمعاتنا:

•     حفل تخرج جامعي.
•     حفل تكريم للعاملين في مؤسسة أو شركة أو مدرسة أو مستشفى.
•     حفل تقاعد تكريمي الموظفين المتقاعدين.
•     حفلات تكريم سنوية للمؤسسات والشركات الكبرى.
•     حفلات تكريم الأمهات.
•     حفلات تكريم لأصحاب حرف معينة.
•     حفل تكريم الجمعيات للمتطوعين أو المتبرعين.
•     حفلات تكريم على مستوى الدولة للمساهمين في المجتمع بشكل إيجابي.

لن تنتهي قائمة حفلات التكريم التي يمكن إقامتها، فكل مَنْ يعمل بجد  ويقدم أفضل ما عنده، يستحق الإشادة بدوره وتقديم العرفان والتقدير لمساهماته.

ما قبل تنظيم حفلات التكريم

عند اتخاذ القرار بتنظيم حفل تكريم، هناك أمور يجب مناقشتها أولا:

مَنْ ينظم الحفل؟

تحديد الجهة التي تنوي إقامة حفل التكريم، هل هو فرد فاعل في المجتمع ويريد أن يقوم بتكريم أفراد آخرين مؤثرين؟ هل الجهة تتبع الدولة وتعتبر جهة رسمية؟ أم أنها جمعية خيرية، أو مدرسة، أو شركة. تحديد الجهة يمكنه أن يساهم في التعرف على الإمكانيات والموارد المتاحة، وطبيعة الحفل.

مَنْ يتلقى التكريم؟

من هم الأفراد الذين تنوي الجهة تكريمهم، هل هو حفل لكبار السن؟ مما يعني ضرورة وجود تسهيلات معينة تراعي حركتهم وتستوعب احتياجاتهم، أم أطفال في سنوات عمرهم الأولى، فيجب تضمين الحفل لفقرات ممتعة لهم، وقد يكونون أفرادا يعيشون على مسافات متفرقة، مما يتطلب إجراءات لوجيستية، أو لهم لهجة وثقافة معينة يجب احترامها.

هدف حفل التكريم

لا يتوقف هدف الحفل عند الاحتفاء بالأشخاص المكرمين، ولكن تسعى بعض الجهات إلى تنظيم حفلات التكريم من أجل تحقيق أهداف أبعد، فقد تقوم شركة ما بتكريم الموظفين من أجل ترك انطباع جيد عنها، جزء من الترويج لها كعلامة تجارية، أو تقوم مجلة بتكريم الفنانين لتعزيز علاقاتها معهم، أو تكريم جمعية خيرية للمتطوعين من أجل زيادة تدفقات المتبرعين.

ميزانية حفل التكريم

يتطلب تنظيم حفل تكريم أن تضع ميزانية واضحة بالبنود التي يشملها من الحجوزات وأعداد الحضور وجهة التنظيم، حتى تتمكن من تنفيذ الحفل بشكل يتوافق مع الإمكانيات والموارد المتاحة.

التوقيت والمكان

من المهم، مراعاة أن يكون توقيت الحفل مناسب لأغلب الحضور، في يوم متفرغين فيه كما يجب أن يكون الموعد إما في بداية اليوم، أو بعد غروب الشمس، وهو ما يمكن تحديده وفقا لطبيعة الحضور، كما أن المكان الذي يتم اختياره لتنظيم حفل التكريم يجب أن يكون مجهزا وسهل الوصول إليه.

أفكار فقرات الحفل

من أهم الأمور التي تحتاج إلى ترتيب مسبق قبل أي حفل تكريم، هو الفقرات التي ستتخلل الحفل، البداية والخاتمة، والأنشطة والأمور التي يجب التركيز عليها، ووفقا لطبيعة كل حفل تكريم تتغير الفقرات قليلا، غير أن هناك مجموعة من الفقرات التي تعتبر أساسية وتتناسب مع جهات التكريم المختلفة، وهي:

•     بدء الحفل بفقرة قصيرة ترحب بالحضور.
•     عرض مادة مصورة عن الجهة والعاملين بها.
•     كلمة لممثل الجهة المنظمة (تلخص الكلمة هدف الحفل وتعرّف عن الجهة ثم تركز على أبرز فقرات الحفل).
•     فقرة فنية استعراضية أو غنائية.
•     استضافة الأشخاص الذين تم تكريمهم في مناسبات سابقة، وتوكيل أحدهم بإلقاء كلمة مختصرة.
•     التعريف بالأشخاص المكرمين والترحيب بهم.
•     عرض فيديو قصير عن مساهمات الأشخاص الذين يتم تكريمهم.
•     تقديم الأشخاص المكرمين فردا فردا بأسمائهم، وتسليمهم هدايا التكريم (دروع، أو شهادات، أو جوائز مادية..).
•     كلمة نهائية من المنظمين عن المكرمين (إمكانية فتح المجال لأحدهم لإلقاء كلمة يعبر عن سعادته بتلقي التكريم).
•     اختتام الحفل بالتقاط صورة جماعية وشكر الحضور.
• حسب طبيعة كل حفل تكريم، من الممكن أن تكون هناك إضافة في الفقرات، أو استغناء عن بعضها.

كيفية تنظيم حفلات التكريم

يحتاج تنظيم حفل تكريم إلى شركات متخصصة في هذا المجال، كون تفاصيل التنظيم تتطلب إلمام بكل ما يتعلق باختيار المكان المناسب الذي يتوافق مع عدد الحضور وطبيعتهم، ويمكنكم من تنفيذ فقرات الحفل المطلوبة، وكذلك تنظيم تواجدهم واستقبالهم وتسجيل الحضور، ضرورة وجود فريق عمل متفرغ للحدث.

ويفضل لذلك الاستعانة بشركات متخصصة، مثل شركة مرافئ المعرفة، تمتلك خبرة في وضع خطة للحفل مع ضبط الموارد والإمكانيات المتاحة وفق الميزانية، والاهتمام بالتفاصيل المتعلقة بالإضاءة ونظام الصوت والديكور، وتوالي الفقرات والطريقة الأنسب لعرضها، وذلك بما تمتلكه من أدوات تقنية حديثة.

غالبا، ما تواجه الشركات والمؤسسات صعوبة في تنظيم حفل تقاعد يليق بموظفيها السابقين، الذين قدموا سنوات طويلة من عمرهم عاملين بها، ويستحقوا التقدير على مجهوداتهم، كون الأمر شديد الحساسية ويتطلب تنظيم على مستوى عالي، ويراعي كبر أعمارهم, وهنا تظهر الحاجه الملحة لوجود شركات تنظيم حفلات التكريم.

من الممكن ألا تختلف فقرات حفل التقاعد عن حفلات التكريم الأخرى، ولكن يمكن أن تكون أكثر ودا وحميمة وتحمل مشاعر جياشة وقوية، وأن تكون القاعة والمنصة سهل التنقل لها وتراعي كبر سنهم، ولا تحتاج إلى مجهود, وهذا كله يتطلب وجود شركة متخصصة فى طرح الافكار الابداعية وادارة وتنظيم الفعالية بكل حرافية.

خدمات مرافئ المعرفة لتنظيم حفلات التقاعد والتكريم والتخرج:

• تنظيم وإدارة حفل التكريم.
• تنظيم حفلات التخرج
• توثيق الحفل (تصوير فوتوغرافي- أفلام فيديو توثيقية..)
• أنظمة الصوت وهندستها.
• تصميم وتنفيذ بناء المسارح.
• توفير مقدمي الحفل، وصياغة المقدمة والكلمات العامة.
• تسجيل واستقبال الضيوف، وتوجيههم وإرشادهم.
• تولي مسئولية الضيافة والمأكولات.
• الاعتناء بهدايا حفل التكريم وتصميمها.
• توفير أنظمة ذكية للتسجيل الإلكتروني وإرسال الدعوات الإلكترونية.

التقنيات التفاعلية فى تنظيم الحفلات

تساعدك شركة مرافئ المعرفة  فى انشاء مراكز الزوار الافتراضية وانشاء نسخة افتراضية من الحفل عبر تكنولوجيا الواقع الافتراضي, حيث تساعد هذه التقنية على مشاركة مَنْ لم يتمكنوا من الحضور إلى الحفل، بسبب اعتبارات السن وبُعد المكان أو الظروف الشخصية، حيث يمكنهم مشاهدة الحفل وكأنهم يحضرونه! عبر اجهزة الحاسوب او نظارات الواقع الافتراضي VR ومتابعته  وهم في أماكنهم دون الحاجة لبذل المجهود.

وتعتبر شركة مرافئ المعرفة من الشركات الرائدة فى السعزدية  في تقديم خدمات تقنية الواقع الافتراضي والواقع المعزز التي تساهم في إثراء حفلات التكريم أو التقاعد او حتى حفلات التخرج.

كما يمكن انشاء جولات افتراضية لللحفل، حتي يسهل متابعتهة من خلال نظارات الـ VR أو أجهزة الحاسب الآلي.